octubre 14, 2022

Datos empresariales (III): vulnerabilidad de los Datos

Todo negocio maneja datos sensibles que marcan la viabilidad del mismo.

Podemos estar hablando de empresas de proyectos innovadores que, aunque no lo parezcan, son públicos a poco que crucemos suficientes datos y a suficientes personas.

Pero también podemos estar hablando de empresas o negocios que tiene una ventaja competitiva simplemente por haber encontrado un proveedor mejor o haber implementado mecanismos internos más eficientes. Esos datos que no parecen tan ‘espectaculares’, si se liberan -y lo harán si alguien se toma el suficiente interés porque son igual de ‘públicos’- acabarán con esa ventaja competitiva haciéndola accesible al local de al lado.

Piense qué datos concretos de su empresa supondrían un problema caso de ser conocidos por su competencia, por sus clientes o por terceros. Por si no se le ocurren muchos, a continuación enumero una lista que no pretende ser en modo alguno cerrada: 

  • Know-how.
  • Datos de clientes.
  • Datos de proveedores.
  • Datos de productos.
  • Datos de empleados (piense en el desarrollador del nuevo proyecto con su perfil en Linkedin y sus contactos).
  • Contabilidad.
  • Facturación.
  • Tarifas.
  • etc.

Pero pensará al mismo tiempo que esos datos no son públicos. El problema es que, como se mostrará en este ‘hilo’, si alguien se toma el suficiente interés y lo sabe cómo hacerlo, sí pueden serlo.

¿De verdad quiere público para esos datos?

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octubre 7, 2022

Datos empresariales II: Vulnerabilidad (legal) de los datos empresariales

De forma previa a las sus consecuencias, riesgos y posibilidades, veremos el distinto nivel de protección que la ley da a un tipo de datos frente a otros.

El Derecho ‘absoluto’ de los datos personales

A pesar de que ya sabemos que ningún Derecho tiene carácter ‘absoluto’, en el campo de los Datos Personales, como Derecho Fundamental que es, la formulación se acerca bastante a ese grado ‘absoluto’ (si obviamos el cajón de sastre del “Interés Legítimo”, por supuesto).

Sin entrar el elevadísimo grado de protección que tienen, no podemos sino empezar por ver qué son los datos personales:

Artículo 4 RGPD. Definiciones. A efectos del presente Reglamento se entenderá por: «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona;

El derecho ‘condicional’ de los datos empresariales

En el caso de los Datos Empresariales, por supuesto tenemos toda la protección legal de la propiedad industrial e intelectual, pero llena de lagunas en una normativa muy dispersa y en buena parte no adecuada a la realidad actual.

De forma específica y general sólo existe la Ley 1/2019, de 20 de febrero, de Secretos Empresariales. Que brinda una protección limitada (no todos los datos) y condicionada (y no en todos los casos):

Qué son “Secretos empresariales”:

Artículo 1. Objeto. 1. El objeto de la presente ley es la protección de los secretos empresariales.

A efectos de esta ley, se considera secreto empresarial cualquier información o conocimiento, incluido el tecnológico, científico, industrial, comercial, organizativo o financiero, que reúna las siguientes condiciones:

a) Ser secreto, en el sentido de que, en su conjunto o en la configuración y reunión precisas de sus componentes, no es generalmente conocido por las personas pertenecientes a los círculos en que normalmente se utilice el tipo de información o conocimiento en cuestión, ni fácilmente accesible para ellas;

b) tener un valor empresarial, ya sea real o potencial, precisamente por ser secreto, y

c) haber sido objeto de medidas razonables por parte de su titular para mantenerlo en secreto.

Y cuándo se produce una ‘violación’

Artículo 3. Violación de secretos empresariales.

1. La obtención de secretos empresariales sin consentimiento de su titular se considera ilícita cuando se lleve a cabo mediante:

a) El acceso, apropiación o copia no autorizadas de documentos, objetos, materiales, sustancias, ficheros electrónicos u otros soportes, que contengan el secreto empresarial o a partir de los cuales se pueda deducir; y

b) Cualquier otra actuación que, en las circunstancias del caso, se considere contraria a las prácticas comerciales leales.

Y además, los datos empresariales obtenidos legalmente se pueden almacenar, tratar y utilizar prácticamente sin límite.  Como se ve, los datos empresariales con legalmente más vulnerables que los datos personales.

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junio 7, 2019

Bloqueo de cuenta Paypal o en el Banco

Filed under: bancos,Comercio Electrónico,Medios de pago — Etiquetas: , , — legisconsulting @ 12:36

Es cada vez más frecuente el bloqueo de cuentas y su contenido por bancos o Servicios de Pago como PAYPAL. Y en su mayor parte se trata de meros errores burocráticos

Porqué se bloquean las cuentas

La Ley de prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo establece una serie de obligaciones para muchas personas (de bancos a inmobiliarias o abogados entre muchas otras) que en su mayor parte no están ni tasadas ni detalladas.

Así, la ley obliga a los bancos o a Paypal a

  • La identificación formal de la persona con la que tratan
  • A la identificación del titular real (y no sólo al nominal)
  • Conocer la naturaleza de los negocios o movimientos de dinero
  • A un seguimiento y escrutinio continuo de la actividad de la persona que se trate
  • Y -aquí viene lo difícil- a la aplicación de medidas de diligencia debida.

Y si tienen la más mínima sospecha, indicio o duda sobre cualquier de operación, tienen obligación de:

  • notificarla al SEPBLAC,
  • suspender la operación o restringir el uso (transferencia o uso de cuentas, por ejemplo)
  • y la prohibición expresa de notificar al interesado que se ha producido tal notificación al SEPBLAC.

Traducido a un lenguaje llano, sin detallar como deben hacerlo, la ley obliga a estas entidades a conocer y entender todos los detalles de las relaciones comerciales o de negocios de sus clientes.

De ahí que los bancos o entidades de pago (PAYPAL o similares) soliciten en cualquier momento o incluso de forma reiterada documentación concreta y específica.

Y si no se les da una explicación que ellos entiendan como ‘convincente‘ incluso lleguen a bloquear cuentas u operaciones concretas caso de la operación pudiera llegar a generar dudas de que se trate de una operación de blanqueo o algo peor.

Como se ve, la norma es poco concreta en cuanto al detalle de cómo cumplir las obligaciones a que vienen obligados bancos o entidades de servicios de pago como PAYPAL(*). Y aún cuando existe una extensa normativa sobre los deberes de transparencia de operaciones financieras y de protección de la clientela, no hay una norma específica que proteja a los usuarios de estos servicios de las posibles sospechas que se tengan sobre ellos, así que habrá que acudir a otra normativa más general.

El primer paso es acudir a la entidad de que se trate solicitando explicaciones y ofreciendo cuanta documentación, justificantes o escritos explicativos entendamos como necesarios para justificar las operaciones.  Ello se puede hacer bien en la propia sucursal si se trata de un banco o una entidad aseguradora o a través de los servicios de atención al cliente que estas entidades (incluido PAYPAL) tienen la obligación de poner al servicio de sus clientes. Pero siembre por escrito y dejando constancia de la documentación que se aporta.

La entidad es cierto que tiene prohibido notificar al usuario que ha elevado una notificación al SEPBLAC, pero sí tiene la obligación de exigir al usuario cuanta documentación estime pertinente. Si no lo ha hecho estará incumpliendo sus obligaciones.

Si a pesar de las explicaciones la cuenta u operación continúa bloqueada podremos suponer que se ha dado traslado de las sospechas al SEPBLAC y, en su caso, los fondos se han ingresado en la cuenta de este organismo que, caso de estimar las sospechas de infracción, las elevará al organismo judicial o administrativo que corresponda y que será quien resuelva.

En ningún caso el SEPBLAC prohíbe o autoriza la operativa de un cliente concreto. Lo hacen los obligados por la Ley de Blanqueo como bancos, PAYPAL o entidades aseguradoras. Y es  estos a quienes hay que convencer por todos los medios de que no se trata  de operaciones de blanqueo de capitales ni de financiación del terrorismo.

(*) Aunque PAYPAL es un banco, en su mayor parte actúa como prestador de servicios de pago

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mayo 31, 2019

Obligaciones ante Hacienda y Seguridad Social en nuevos negocios

Filed under: Emprender — Etiquetas: , , , , — legisconsulting @ 12:17

Las nuevas formas de negocio,—o como se percibe de forma más coloquial,  las nuevas formas de conseguir ingresos—, han generado numerosas preguntas sobre si hay obligación de darse de alta en la Seguridad Social, declarar IRPF, factura IVA, etc  … y muchos bulos.

Mentiras

  • No se supera el límite del SMI, así que no hay obligación del alta en Seguridad Social.
  • Gano menos de 3.000,00€
  • Si no es la actividad principal, no es necesario el alta en RETA: «mi trabajo es otro y hago esto algunas tardes».
  • Las extensiones de los juegos que hago las vende una plataforma alemana o mi música una plataforma de California que no me pide factura (aunque si las vende la plataforma o la persona ya es otra historia) .
  • (Re)vender por Wallapop no es una actividad.
  • No me piden factura.
  • Me pagan por PAYPAL

Seguridad Social

Uno. A los efectos de este régimen especial, se entenderá como trabajador por cuenta propia o autónomo aquel que realiza de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo sin sujeción por ella a contrato de trabajo y aunque utilice el servicio remunerado de otras personas.

Verdades

  • –        Tendrá la obligación de declara a Hacienda todo el que perciba cualquier ingreso independientemente de la cuantía.
  • –        Tendrá la obligación de repercutir el IVA todo el que preste un servicio o venda algo sujeto al impuesto y no exento.
  • –        Tendrá la obligación de cotizar a la Seguridad Social todo aquel que :
    • Realice una actividad de forma habitual,
    • de forma personal,
    • de forma directa,
    • a título lucrativo,
    • aunque use el servicio de terceros.

En cuanto a Seguridad Social, como se ve, la norma no fija límites ni de tiempo empleado ni de ingresos percibidos, aunque sí establece un requisito muy subjetivo que ha tenido que ser delimitado por los tribunales: la habitualidad.

Aunque recientemente han corrido los bulos  que mencionábamos con más insistencia, lo cierto es que la delimitación de esa Habitualidad viene siendo detallada nada menos que des una sentencia del 29 de octubre de 1997.

Y a esta siguieron otras (STS 21-12-1987 y 2-12-1988, entre otras) que señalan que tal requisito hace referencia a una práctica de la actividad profesional desarrollada no esporádicamente sino con una cierta frecuencia o continuidad.

Así, el trabajadores que de forma habitual, personal y directa, realizan una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción a contrato de trabajo. Se presumirá, salvo prueba en contrario, que es un trabajador por cuenta propia o autónomo

Pero como la posibilidad de probar el tiempo que se dedica a una actividad es difícil, los tribunales han optado por tomar de forma complementaria el nivel de ingresos (inferior al Salario Mínimo) de la actividad. Nivel de ingresos que sólo será tomado como referencia si no hay otros indicios que puedan determinar la habitualidad o no de la actividad ales como el tipo de actividad, la reiteración en las percepciones económicas, etc.

En conclusión, si se desempeña una actividad habitualmente (desde dar clase de inglés dos tardes por semana  a vender extensiones de juego en Alemania), se está obligado a cumplir con la Seguridad Social independientemente del nivel de ingresos. Y si por el contrario se trata de un único o varios trabajos esporádicos, pues no.

Deberes

Con Hacienda:

  • –        Alta en IAE (tranquilos, es grátis)
  • –        Obligación en su caso de repercutir el IVA al comprador.
  • –        Declaraciones trimestrales de IVA en su caso
  • –        Declaración de TODOS los ingresos en IRPF independientemente  de su cuantía

Con la Seguridad Social

  • –        Si es una actividad ‘habitual‘ alta en RETA. Y si no lo es, pues no … y rogar porque la administración de la Seguridad Social también considere que no lo es.

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mayo 10, 2019

Qué es un servicio -exclusivo- de Internet

Filed under: Comercio Electrónico,Emprender — Etiquetas: , , — legisconsulting @ 10:17

Determinar si un servicio es exclusivamente un Servicio de la Sociedad de la Información o algo más, determinará su normativa aplicable, las obligaciones a que está sometido y su régimen de sanciones. Mucho más que una mera disquisición jurídica.

Hace algo más de una semana, el Abogado General presentó sus conclusiones en un caso abierto ante el tribunal que implica a AIRBNB en Irlanda denunciada por una asociación francesa, pero que igual se pueden aplicar a una plataforma de venta de zapatos en El Escorial.

La argumentación -salvo matices- no es nueva, pero sí lo suficientemente clarificadora.

Resumiéndolo mucho, la cuestión en el caso concreto es si AIRBNB es sólo una plataforma de Internet o es algo más y se le deben aplicar las exigencias que recaen sobre las agencias inmobiliarias.

Conclusiones

A la cuestión planteada, el Abogado General plantea las siguientes conclusiones:

Sobre el servicio: Si el prestador del servicio no ejerce control algunos obre las modalidades esenciales de las prestaciones, constituye un servicio de la sociedad de la información.

Sobre las prestaciones accesorias: Y no impedirán esta calificación el hecho de que se ofrezcan prestaciones o servicios accesorios si estas prestaciones accesorias sean indivisibles y conformen un todo indisociable con esos servicios.

Sobre la normativa aplicable: Solo se podrán exigir requisitos adicionales en aplicación de normativas de terceros países (Francia en este caso)  para proteger los derechos de los consumidores.

Sobre donde se presta el servicio: Sólo se podrán establecer requisitos y exigencias adicionales al Servicio de la Sociedad de la Información en terceros países (Francia en este caso):

  • si se ha tratado caso por caso y no de forma general.
  • previo requerimiento al país de origen (Irlanda en este caso) que adopte medidas específicas en materia de servicios de la sociedad de la Información.
  • Y previa notificación a la Comisión Europea.

En conclusión, la asunción de un servicio exclusivamente como de la Sociedad de la Información permite al emprendedor prestador del servicio tener perfectamente cuáles son sus obligaciones y responsabilidades, no ya solo en su país de residencia, sino en tota la Unión Europea.

Nota de prensa TJUE

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marzo 28, 2019

Warning!: Brexit y Protección de Datos.

Brexit is eventually a disaster for everyone(*).

Llevo semanas no queriendo escribir este post con la ilusa esperanza de que el Brexit no se materializaría, pero después de las votaciones de ayer, la conclusión parece clara: el hijo británico es firme en su decisión de emanciparse de la casa comunitaria (UE) después de 45 años. Pero el hijo ‘emancipando’ exige poder seguir yendo a comer, a que le hagan la colada y a que le planchen la ropa; Y mamá UE está en firme desacuerdo.

Así que todo parece indicar que habrá riña doméstica en forma de Brexit duro. Y la riña del Brexit duro nos obligará a hacer cambios a todos los que usamos un ordenador para una actividad no estrictamente personal y privada.

Cualquier negocio o profesional, de cualquier tamaño, que mantenga una página Web o use cualquier servicio online (almacenamiento, copias de seguridad, etc) debe hacer ya algunas comprobaciones con el fin de evitar posibles multas.

CAPÍTULO V

Transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales

Artículo 44

Principio general de las transferencias

Solo se realizarán transferencias de datos personales que sean objeto de tratamiento o vayan a serlo tras su transferencia a un tercer país u organización internacional si, a reserva de las demás disposiciones del presente Reglamento, el responsable y el encargado del tratamiento cumplen las condiciones establecidas en el presente capítulo, incluidas las relativas a las transferencias ulteriores de datos personales desde el tercer país u organización internacional a otro tercer país u otra organización internacional. Todas las disposiciones del presente capítulo se aplicarán a fin de asegurar que el nivel de protección de las personas físicas garantizado por el presente Reglamento no se vea menoscabado.

Explicación

Un Brexit duro significa que Reino Unido pasa a ser automáticamente un tercer estado completamente ajeno a la normativa y al nivel de protección que  la normativa de la Unión otorga .

Ni Reino Unido ni sus empresas estarían en un primer momento dentro del marco del ‘decisiones de adecuación’ para la transferencia de datos personales a terceros países como el Privacyshield.

Aunque no os demos cuenta, hay numerosos servicios online que usamos a diario y que transmiten o almacenan datos en servidores de terceros países, tales como por ejemplo:

  • Sistemas de almacenamiento online del tipo Google Drive; Onedrive; Dropbox; Icloud; Mega, etc.
  • Sistemas de copias de seguridad o de respaldo.
  • Hosting .
  • Bases de datos.
  • Cookies.
  • Servicios de chat.
  • Análisis web.
  • Servicio al cliente.
  • Etc.

Warning!

  1. Compruebe todos los servicios que tiene contratados, porque es bastante frecuente que el titular de dichos servicios ni siquiera sepa que los tiene contratados. Por ejemplo las cookies que carga en su Web.
  2. Compruebe donde se encuentran los servidores de todos los servicios que tiene contratados.
  3. Y si algún servidor o Encargado del tratamiento se encuentra en Reino Unido, vaya buscando ya una alternativa legal.

No sabemos lo que falta, pero ello le evitará posibles multas.

.

(*)Lamentablemente ‘eventually‘ no significa lo mismo que ‘eventualmente

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abril 25, 2018

Servicio de adaptación fácil, segura y sin papeles al Reglamento — RGPD X

Filed under: Comercio Electrónico,Protección de Datos,RGPD — Etiquetas: , , , , — legisconsulting @ 13:15

Legisconsulting lanza un NUEVO SERVICIO que le ayudará a adaptar a su empresa al nuevo reglamento. Ahora y en el futuro.

Características del servicio

Fácil

Información y redacción de documentos adaptados a su actividad

Notificaciones periódicas sobre obligaciones del RGPD

Adopción de medidas  «seguridad proactiva» obligatorias del el RGPD.

Seguro

Servicio de almacenamiento en servidores de seguridad de grado bancario alojados en la UE y con acceso HTTPS.

Sin papeles

Almacenamos su documentación y le damos un  acceso remoto con claves personales

Mantenemos su documentación siempre actualizada a las novedades legislativas o a las directrices de la AGPD

Razones para elegir el servicio de Legisconsulting:

  1. Adaptaciones al Reglamento: Cualquier modificación sobre los datos del reglamento se implementará de manera fácil y ágil.
  2. Accesibilidad: Acceso a la documentación mediante claves personales en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
  3. Actualización normativa Adaptación del servicio a cualquier actualización normativa o directriz de la AGPD que se produzca en el futuro.
  4. Cumplimiento de obligaciones proactivas Podrá demostrar que ha adoptado las obligatorias acciones activas para el tratamiento y la seguridad de los datos.
  5. Modificaciones Cualquier modificación se realizará de manera inmediata.
  6. Almacenamiento seguro Servicio de almacenamiento en servidores de seguridad de grado bancario alojados en la UE y con acceso HTTPS.

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abril 17, 2018

Como adaptar la Web al Reglamento de Protección de Datos — RGPD IX

Filed under: Comercio Electrónico,Protección de Datos,RGPD — Etiquetas: , , , — legisconsulting @ 11:26

El próximo 25 de mayo entrará en vigor el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) que traerá la obligación de adaptarse al mismo a todas las Webs. Porque aunque para entonces no habrá Ley nacional, este será plenamente aplicable y la AGPD ya avisa que empezará a imponer sanciones por su incumplimiento.

Webs obligadas a adaptarse

Básicamente viene obligado quien viene obligado por la ya veterana en este mundo LSSI. Como ya hemos señalado en numerosas ocasiones en este Blog, cualquiera que mantenga una actividad económica relacionada de alguna forma con la Web. (Obligados).

El aviso de Privacidad

Todas las Webs deberán disponer de un texto de aviso de privacidad en que se informe a los usuarios de que se están captando datos personales. Qué datos de se están captando; con qué finalidad; quien los está captando;  cómo y por quien van a ser tratados esos datos; y durante qué plazo se van a conservar. (Tratamiento de los datos)

Además se debería proporcionar al usuario la nueva información obligatoria derivada del RGPD y de los nuevos derechos que le otorga el RGPD.

Pero es que además, de forma previa a la captación de los datos, el usuario debe prestar su consentimiento.

Las Cookies

El nuevo RGPD mantiene en su considerando 30 que en el momento en que la web instale algo en el ordenador (cookies) que permita identificar a una persona entramos en el ámbito de actuación del Reglamento, por ello cabe entender como válida en su práctica totalidad guía de Cookies que en su día publicó la AGPD en aplicación del Art. 22.2 LSSI que nos permite instalar tales cookies.

Por tanto, el  modelo de cookies sigue siendo válido, pero se acabó la mecánica habitual de «si sigue navegando acepta«. El consentimiento ya siempre debe ser expreso siempre y el texto (y la consiguiente consecuencia técnica) debería transformarse de algo del «si quiere seguir navegando con cookies, acepta«.

Las Condiciones de Servicio

Las Condiciones de Servicio integran en muchas ocasiones el mismo «Aviso de Privacidad» porque en muchas ocasiones resulta más práctico y facilita la usabilidad del sitio Web. Pero incluso en los casos en que no se integra, las propias condiciones del servicio y la forma en que se presta este pueden afectar al los datos personales; a como se captan y al uso que se hace de ellos. En este caso sería necesario adaptar también estas Condiciones de Servicio al RGPD.

El consentimiento

El consentimiento es la primera pieza angular del nuevo RGPD  y el que más cambios nos obligará a adoptar en las páginas Web y en la operativa de cualquier presencia online.

Como ya se ha señalado anteriormente, el consentimiento de verá ser siempre expreso y se deberán establecer mecanismos que demuestren que se ha prestado ese consentimiento de forma expresa y una forma segura de almacenar tales consentimientos.

Y la «Actitud»

Los datos no se podrán almacenar, tratar o usar como hasta ahora. Y sobre todo, la actitud no podrá ser la misma que hasta ahora.

Aunque parezca un concepto algo abstracto, el RGPD exige, como segunda piedra angular,  una actitud proactiva en el tratamiento y la protección de los datos personales. Actitud que debe reflejarse en acciones materiales concretas y demostrables que demuestren tal actitud. Algo nada abstracto pero mucho más flexible para los titulares de webs que deberán plantearse en cada caso concreto qué acciones deberían tomar. Y si no las encuentran, consultar a un especialista.

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marzo 2, 2018

Obligados a la protección de datos — RDPD VIII

Filed under: Comercio Electrónico,Protección de Datos,RGPD — Etiquetas: , , , — legisconsulting @ 13:07

El 25 de mayo entra plenamente en vigor en nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos que afecta a PYMES, autónomos y muchas personas que ni se les pasa por la imaginación que pudiesen estar obligados y por lo tanto expuestos a cuantiosas sanciones.

Obligados

En resumen, todo el mundo, ya sean personas físicas o jurídicas, con datos en ficheros personalmente total o parcialmente automatizados, así como al tratamiento no automatizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero de personas físicas, en actividades que no sean  exclusivamente personales o domésticas.

Es decir, cualquier dato personal en cualquier actividad que no esté exclusiva y únicamente relacionado con nuestra vida privada personal.

Artículo 2 Ámbito de aplicación material

2.El presente Reglamento NO se aplica al tratamiento de datos personales:

c) efectuado por una persona física en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas;

Es casi textualmente lo mismo que señala la vigente LOPD y, como normativa complementaria en el campo que le es propio, la LSSI. Por ello disponemos de un amplio y detallado desarrollo de lo que esto significa. Así, quedarán dentro de las actividades sujetas a la ley todas las actividades económicas, incluidos «los servicios no remunerados por sus destinatarios, en la medida en que constituyan una actividad económica para el prestador de servicios«.

Pero esto es sólo el resumen y conviene analizar cada elemento  para ver si realmente se está sujeto a las obligaciones del Reglamento (RGPD).

Que son ‘Datos Personales’

Toda información sobre una persona física identificada o identificable cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona;

Es decir, casi cualquier dato referido a una persona, desde su nombre o número de DNI hasta la dirección IP de su ordenador.

Que es un ‘Fichero’

Fichero es todo conjunto estructurado de datos personales, accesibles con arreglo a criterios determinados, ya sea centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.

Es decir, desde las bases de datos en la nube, la agenda del teléfono, hasta la agenda de teléfonos en papel que dejó el abuelo en el cajón del despacho o hasta los Post-it con los teléfonos que pegamos a la pantalla son ‘ficheros‘ a efectos de la Ley .

Que es el ‘Tratamiento de datos’

Es cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción;

Es decir, desde un punto de vista legal, desde guardas las IP de las personas que visitan nuestra Web hasta tirar el Post-it que decíamos antes a la papelera es ‘tratamiento‘ de datos.

En qué ‘Actividad’

La obligación se extiende a todo tratamiento datos personales independientemente de la actividad u objetivo que se persiga con los datos personales. Sólo existe una excepción general a esa norma si se ‘tratan‘  en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

Soy consciente de que el concepto puede ser lo suficientemente abstracto para que genere dificultad aplicarlo a un caso concreto, por lo que tal vez trasladarlo ejemplos concretos puede facilitar su comprensión.

Ejemplos

  • La agenda que los abuelos guardan en la mesita del teléfono: obviamente no hay nada tan doméstico ni personal como eso y por tanto estaría excluido de las obligaciones del RGPD.
  • El frutero de la abuela (o cualquier tienda física)  que le lleva a la compra a casa porque pesa.  Es igual de obvio que la dirección de la abuela no es una dato personal ni doméstico del frutero y debería cumplir todas las exigencias de la normativa de protección de datos aún cuando tenga la dirección en un papel en la caja.
  • Una Web en la que se venden productos, se ofrecen servicios o funciona como mero ‘escaparate’. En este casi Sí estará obligada a cumplir las disposiciones en materia de protección de datos aún cuando no se venda o contrate nada online. Aunque si a través de la Web no se recaba ningún tipo de dato personal ni se recaban datos ya sea de forma consciente o inconsciente (por uso de cookies por ejemplo). En ese caso NO estaría obligada por el simple hecho de que no hay datos que tratar.
  • Un blog en el que se enseña a diseñar y montar centros de mesa y en el que, como en la mayoría de los blogs, se permite dejar comentarios o hacer consultas con la dirección de Email, que es un dato personal:
  • Si el blog se mantiene -o desde la asociación de vecinos o la biblioteca municipal- y quien lo hace no tiene ninguna actividad profesional relacionada, esta persona NO estaría obligada.
  • Pero si el titular del blog tiene o es socio o trabajador con según qué responsabilidad en algún tipo de negocio relacionado con las flores en el sentido más amplio -desde una floristería; a un salón de banquetes; o a una funeraria, se me ocurre-, en este caso estaría fuera de su esfera estrictamente personal o doméstica y  SÍ estaría obligado a cumplir con todas las obligaciones aunque el único dato personal al que tenga acceso sea el Email de los usuarios con sus comentarios.
  • Un canal de Youtube en que se enseñan a fabricar anzuelos para la pesca. Al igual que en el caso anterior, en tanto se haga por diversión y se realice a titulo estrictamente personal, NO estaría obligado.  Al menos durante el tiempo en que las visitas no se cuenten por miles, porque cuando sea así y se empiece a cobrar, por poco que sea, entonces SÍ se pasará a estar obligado.
  • Médicos, dentistas, fisioterapeutas, etc. Los datos que tratan y a los que acceden están especialmente protegidos y sus obligaciones son mayores que las de resto de interesados y las sanciones por incumplimiento de dichas obligaciones, sustancialmente mayores. SÍ, SIEMPRE están obligados.

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febrero 27, 2018

La (obligatoria) nueva actitud ante los datos personales — RDPD VII

Actitud proactiva real y demostrable del Encargado del tratamiento; tratamiento de datos a medida;  y seguridad creativa a medida. Son las nuevas obligaciones para el tratamiento que nos trae el Reglamento europeo de Protección de datos – RGPD.

Si bien se ha hecho hincapié en los últimos tiempos en la supresión de la obligación de notificación de ficheros ante la AGPD -obligación que efectivamente no recogen ni el RGPD ni el proyecto de Ley- lo cierto es que el Reglamento Europeo (RGPD) trae una  serie de obligaciones concebidas para involucrar directa y activamente en la protección del derecho fundamental que es el tratamiento de datos personales a las tres figuras centrales en este campo: el Encargado del tratamiento; el Responsable del Tratamiento; y el Delegado de Protección de Datos (DPO).

«Medidas De Responsabilidad Activa«

Es el encabezado que tanto el RGPD como la Ley le dan a este conjunto de medidas.

En ellas, el Responsable de los ficheros pasa de una tener una responsabilidad «pasiva-reactiva» (sólo miro hasta que surja el problema y entonces reacciono) a una responsabilidad «proactiva« que mediante la adopción de medidas específicas —tratamiento a medidaa su caso, busque el cumplimiento no sólo de las normas y obligaciones específicas sino del cumplimiento de los principios de protección de datos. Y ello debiendo documentar como medio de prueba a ante la AGPD  toda su actividad en este sentido.

En concreto, y sin que como hemos señalado pueda tratarse de una lista tasada,  crea obligaciones o sugerencias que más vale cumplir en torno a distintas figuras, marcos y de actuación y códigos de conducta.

Encargado del tratamiento

Deberá ofrecer «garantías suficientes» en la aplicación de las medidas técnicas y organizativas necesarias al cada caso concreto.

El tratamiento de los datos que haga se regirá mediante contrato para el cual dispondremos de cláusulas tipo.

Estará subordinado al Responsable del Tratamiento y le proporcionará todo el apoyo técnico y organizativo así como toda la información de que disponga, incluida específicamente cualquier violación de la seguridad de los datos.

Y si llegara a cambiar los fines y medios del tratamiento usándolos en contra de la ley o RGPD, será considerado Responsable del tratamiento a todos los efectos, sobre todos los sancionadores.

Medidas técnicas

Las obligaciones dependerán de las circunstancias concretas de cada caso atendiendo a variables que van desde la naturaleza de los datos a los posibles riesgos o hasta a los costes y disponibilidad técnica que en todo caso puedan incluir entre otras

  1. la seudonimización (y/o tokenización)  y el cifrado de datos personales. Cifrado que no será obligatorio en todos los casos pero cuya implementación o no podrá acarrear distintas obligaciones o consecuencias caso de haber sido o no aplicadas, por lo que la recomendación general es establecer un sistema de cifrado adecuado y específico que además eximirá del deber de notificar en su caso brechas de seguridad ;
  2. la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento;
  3. la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico;
  4. un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.  Esto implica un análisis de los riesgos concretos del tratamiento para los interesados —seguridad a medida , debiéndose tener en consideración a la hora d la evaluación la posibilidad de peligros concretos en su caso como la destrucción, pérdida o alteración de los datos, la comunicación o acceso no autorizados o aquellos cuya vulneración sea susceptible de ocasionar daños y perjuicios físicos, materiales o inmateriales a los interesados.

El proceso de verificación, por supuesto, deberá quedar debidamente documentado.

Además, atendiendo a la inevitable falibilidad humana —por no decir algo peor—, el RGPD insta sin mencionarlo expresamente en el articulado a mitigar riesgos mediante la implementación de otros mecanismos que protejan los datos de acciones de los interesados lamentablemente tan extendidas como la pérdida del papelito donde apuntamos la contraseña, poner la fecha de nacimiento o picar en las extendidas campañas de «phishing» destinadas a obtener acceso a datos o cuentas.

Así, no hay duda cómo mecanismos como por ejemplo el de doble autenticación (2FA), demostrarían la diligencia y el deseo de proteger los principios inspiradores del RGPD. Y ello, como no, mitigaría sustancialmente las consecuencias de posibles infracciones llegado el caso.

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